Boekhouding

Hoe maak ik een correcte factuur op?

Een factuur moet opgemaakt worden conform bepaalde wettelijke regelgevingen. Bepaalde gegevens moeten verplicht op een factuur vermeld worden vooraleer deze rechtsgeldig is.
Het woord factuur moet vermeld worden, datum v.d. factuur, opeenvolgend uniek nummer v.d. factuur, uw eigen gegevens: volledige naam (bij een vennootschap is dit de vennootschapsnaam met vermelding van de rechtsvorm, VOF, BVBA, NV, etc…) , adresnaam & adres & btw nummer van de koper of afnemer van de dienst, RPR (rechtspersonenregister , enkel voor vennootschappen) gevolgd door de plaats van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen uw vennootschap haar maatschappelijke zetel heeft , datum van belastbaar feit, hoeveelheid en aard van de goederen en/of diensten, maatstaf van heffing (bedrag exclusief btw), Btw tarief dat gebruikt is (6%,12% of 21%), ingeval van btw vrijstelling reden vermelden, Bankrekeningnummer ( IBAN- en BIC- code zijn verplicht te vermelden vanaf 1 februari 2014, http://www.ibanbic.be/).

Fiscaliteit

Vrijstelling BTW-Formaliteiten Kleine Ondernemingen

Om de btw-formaliteiten tot het minimum te beperken, is er een administratieve tegemoetkoming voor ondernemers met een beperkt inkomen.
Indien op jaarbasis de omzet niet meer bedraagt dan 25.000 EUR, kan de ondernemer opteren voor de vrijstellingsregeling van kleine ondernemingen. Er zal geen btw aangerekend moeten worden op verkopen, maar er kan ook geen btw gerecupereerd worden op de aankopen. De periodieke aangifteplicht vervalt, alleen dient er jaarlijks een lijst van de afnemers opgemaakt te worden, de zogenaamde btw klantenlisting.
Niet iedereen kan genieten van deze vrijstellingsregeling, nl. werken in onroerende staat, horecazaken die gebruik maken van een geregistreerde kassa, afvalverwerkingsbedrijven en btw-eenheden,…
Om over te schakelen van de periodieke aangifteplicht naar de vrijstellingsregeling dient dit gemeld te worden aan de btw-administratie. De gerecupereerde btw op investeringen dient terugbetaald te worden aan de btw-administratie a rato van de termijn waarvoor zij de vrijstelling aanvragen. Omschakelingen worden doorgaans gedaan op 1 januari en 1 juli van het jaar.
Kijk hier voor meer info op de website van FOD Financiën

Wat is een Liquidatiereserve ?

Bij de vereffening van een vennootschap dient er nog een belasting betaald te worden op de opgebouwde reserves, de zogenaamde liquidatiebonus. Deze liquidatiebonus is gestegen van 10% naar 25% roerende voorheffing.
Om tegemoet te komen aan deze maatregel, is de liquidatiereserve in het leven geroepen. Bij het aanleggen van een liquidatiereserve betaalt de vennootschap 10% extra vennootschapsbelasting over het resultaat van het afgesloten boekjaar, deze belasting zal geïnd worden samen met de andere verschuldigde vennootschapsbelasting via het aanslagbiljet.
Wanneer de vennootschap nadien vereffend wordt, moet over deze reserve geen belasting meer betaald worden. Op de andere opgebouwde reserves en winsten, waarop geen liquidatiereserve aangelegd werd, zal nog 25% roerende voorheffing betaald moeten worden.
Een ander voordeel bij het aanleggen van een liquidatiereserve bestaat erin dat er goedkoper dividend uitgekeerd kan worden. Wanneer er 5 jaar na het aanleggen van de liquidatiereserve een dividend uitgekeerd wordt aan een natuurlijk persoon, zal er 5% roerende voorheffing betaald moeten worden. Bij een gewone dividenduitkering bedraagt de roerende voorheffing 30%. Een kmo-vennootschap volgens artikel 15 W. Venn opgericht na 1/7/2013 kan onder bepaalde voorwaarden genieten van een gunstregime van 15% roerende voorheffing.

Wat zijn de voorwaarden voor aftrekbare kosten? (art 49 WIB92)
1. De beroepskosten moeten betaald of gedragen zijn tijdens het belastbaar tijdperk.
De beroepskosten zijn aftrekbaar als ze tijdens het belastbare jaar:

  • betaald zijn, ook al hebben ze betrekking op latere boekjaren;
  • of gedragen zijn, dat wil zeggen dat je ze kunt toewijzen aan het boekjaar waarop ze werkelijk betrekking hebben.

Uitzondering:
Beroepskosten die tijdens het belastbare tijdperk niet betaald of gedragen zijn, zijn toch aftrekbaar als ze aan de volgende twee voorwaarden voldoen:

  • De kosten zijn een zekere en vaststaande schuld. Dat is het geval wanneer er op het einde van het boekjaar zekerheid bestaat over het voorwerp en bedrag van de schuld.
  • De schuld is geboekt om fiscaal aftrekbaar te zijn.

2. De beroepskosten moeten gemaakt zijn met het oog op het verkrijgen of behouden van winsten.
Er kan alleen sprake zijn van aftrekbare kosten als:

  • Je uitgaven het verkrijgen of behouden van beroepsinkomsten tot doel hebben;
  • Je uitgaven een noodzakelijk oorzakelijk verband hebben met de uitoefening van je beroepsactiviteit. Uitgaven kunnen dus alleen als aftrekbare beroepskosten worden beschouwd als ze inherent zijn aan de uitoefening van je beroep of het nastreven van het werkelijke maatschappelijke doel van je vennootschap.

3. De beroepskosten moeten verantwoord worden.
Je moet het bedrag, de echtheid en het beroepskarakter van je kosten verantwoorden met bewijsstukken. Denk daarbij aan facturen, ontvangstbewijzen, enz. Als een schriftelijk bewijs niet mogelijk is, kun je ook gebruikmaken van gemeenrechtelijke bewijsmiddelen. Maar dat mag alleen als je de fiscus ervan kunt overtuigen dat de bewijsstukken vernietigd, gestolen of verloren zijn, of dat het te moeilijk is om de bewijsstukken op te vragen of te verkrijgen.
Aftrekbare kosten (vb.)

  • Premie bij huwelijk of wettelijk samenwonen: tot een bedrag van 200 euro zijn premies volledig aftrekbaar.
  • receptiekosten: voor 50% aftrekbaar
  • restaurantkosten: voor 69% aftrekbaar
  • Relatiegeschenken: kosten van relatiegeschenken zijn voor 50% aftrekbaar.
  • Auto: 75% voor eenmanszaken, tussen 50% en 100% voor vennootschappen (afhankelijk van de CO2-uitstoot)

Juridisch

Wat houdt de witwaswetgeving in?

De wet van 11/01/1993 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, wil voorkomen dat een crimineel vermogen via een witwasoperatie in de legale economie komt.
Als erkende boekhouder – fiscalist zijn wij onderworpen aan deze wetgeving en dienen hiertoe een aantal richtlijnen na te leven.
Daarom zijn we gehouden tot het uitvoeren van een klantenonderzoek. Dit houdt in dat wij elke cliënt zijn lasthebbers en de uiteindelijke begunstigde van de cliënt dienen te identificeren (aan de hand van uw EID, gecoördineerde statuten, ).
De identificatiegegevens dienen we bij te houden en deze op geregelde tijdstippen te hernieuwen.
De wetgeving houdt in dat voor verdachte transacties een schriftelijk verslag moet opgemaakt worden en een vermoedelijke witwasoperatie dient gemeld te worden aan de CFI.
Bij vragen hierover kan u steeds terecht bij uw dossierbeheerder.

Waarvoor dient de opdrachtbrief van GA?

Als erkend boekhouder – fiscalist en accountant zijn wij van de beroepsinstituten verplicht om een opdrachtbrief op te maken.
In deze opdrachtbrief worden de lijnen uitgeschreven van wat de klant mag verwachten van zijn boekhouder en wat de ondernemer dient te doen. Het is een soort van samenwerkingscontract dat opgemaakt wordt.
Tijdens een interne controle van de boekhoudkantoren door de beroepsinstituten zal gevraagd worden om voor elke klant de opdrachtbrief voor te leggen, samen met de documenten van identificatie en uiteindelijke begunstigde (cfr. witwaswetgeving)

Bedrijfsadvies

Mag ik nog iets bijverdienen als ik op pensioen ben?

Als je met pensioen bent, mag je nog bijverdienen. Hoeveel juist, hangt af van een aantal elementen zoals je leeftijd, je beroepsloopbaan, het feit of je al een pensioen krijgt of niet.

Onbeperkt bijverdienen:
Je mag werken zonder je activiteit te beperken in de volgende situaties:

  • Je bent 65 en krijgt ofwel een rustpensioen, ofwel een rust- en overlevingspensioen;
  • Je bent jonger dan 65 en kan aantonen dat je minstens 45 jaar hebt gewerkt op de ingangsdatum van je eerste rustpensioen.
  • Je krijgt een overgangsuitkering

Als je recht hebt op een rustpensioen aan het gezinsbedrag, mag je echtgeno(o)t(e) een aanvullend inkomen ontvangen, maar dat inkomen is beperkt, of je echtgeno(o)t(e) 65 jaar is of niet.
OPGELET: België werkt met een progressief opklimmende personenbelasting dus bestaat er de mogelijkheid dat je veel personenbelasting moet betalen.

Beperkt bijverdienen:
Je mag beperkt bijverdienen in de volgende situaties:

  • Je bent 65 en krijgt enkel een overlevingspensioen;
  • Je bent jonger dan 65, maar je kan niet aantonen dat je minstens 45 jaar hebt gewerkt op de ingangsdatum van je eerste rustpensioen.

Dan moet je:

  • Je inkomsten beperken (ze liggen onder de vastgelegde grenzen). Vb. zelfstandige zonderkindlast rustpensioen € 6.285 en overlevingspensioen € 14.632.
  • Je activiteit aangeven (in die situaties waarin dit moet).

Blijf je werken als zelfstandige of helper, dan moet je sowieso ook:

  • aangesloten zijn/blijven bij een sociaal verzekeringsfonds
  • bijdragen betalen.

Sociaal

Welk alternatief voor vast personeel is het meest geschikt?

Je kunt op veel verschillende wijzen werknemers in je bedrijf aan de slag laten gaan. De ene methode is duurder, de andere flexibeler, de ene biedt meer mogelijkheden om goedkoper van personeel af te komen en de andere brengt een hoger risico met zich mee. Uiteindelijk hangt het van je wensen, voorkeuren en mogelijkheden af wat voor jou de meest gunstige contracten en voorwaarden zijn.

  • Freelancer / onderaannemer: een collega zelfstandige betrekken in u onderneming voor één bepaalde transactie of dienst.
  • Stagiair: IBO of BIO stage bij de vdab, leercontract via een school of stage via een school.
  • Uitzendkracht: gewoonlijk duurder maar zeer goed bij tijdelijke verhoging werk.
  • Tijdelijk contract aanbieden: een contract voor bepaalde duur of bepaald werk. Hier zijn wel strenge voorwaarden aan verbonden.
  • Levanto. (bouw en schoonmaaksector)
  • Jobstudent: goedkope oplossing indien u al meerdere personeelsleden heeft.
  • Outsourcing: uitbesteding van werkzaamheden die niet tot de hoofdactiviteit van het bedrijf behoren; overdragen van een bedrijfsactiviteit.

Digitalisering

Welke administratie ga ik digitaliseren en wat hou ik analoog bij???

Ik heb een simpele regel die inhoudt dat alle fysieke administratie in 1 map moet passen, de rest digitaal. (Daarnaast de map zelf ook digitaal in geval van ongelukken)

Wat gaat in de map?
De meest belangrijke documenten zoals diploma’s, kentekenbewijzen, aktes etc. De rest gaat meteen weg met evt. een scan in het digitale archief. Meeste zaken worden al digitaal aangeleverd door de financiële instellingen of overheidsinstellingen.
Indien je jouw administratie gaat inscannen kan je Evernote premium gebruiken omdat deze ook handgeschreven tekst herkend. ( andere mogelijkheden Google, OneDrive, Dropbox, Icloud, enz )
Voor niet Cloud liefhebbers die graag alles binnen eigen beheer houden, kan je ook werken via een NAS-server (Netwerk Attached Storage).

Bronnen: FOD – Financiën, KBC, Multipen, Securex.