GDPR vs. geolokalisatie: mag je je werknemer onderweg volgen?

GDPR vs. geolokalisatie: mag je je werknemer onderweg volgen?

Dankzij de nieuwe technologieën kan je de voertuigen van je werknemers op elk moment lokaliseren. De wil om werknemers onderweg te controleren kan dan ook sterk zijn. Let er echter op dat je de privacy van de werknemers voldoende beschermt.

Onderstaande tips helpen je om een systeem van geolokalisatie in je onderneming in te voeren en om na te gaan of je aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

Wanneer mag een werkgever een systeem van geolokalisatie invoeren?

Door de GDPR is de toestemmingsvoorwaarde nog strikter geworden.

Wettelijk gezien mag een werkgever een geolokalisatiesysteem installeren om zijn eigen legitieme belangen, of die van derden aan wie de gegevens worden overgemaakt, te beschermen.

De toestemming moet evenwel geïnformeerd, ondubbelzinnig, vrij, specifiek en persoonlijk gegeven worden. Er is dus een actieve handeling van een geïnformeerde werknemer nodig, zoals het ondertekenen van een document, om van een geldige toestemming te kunnen spreken (deze toestemming kan via de geopolicy of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst verkregen worden).

De werkgever moet vooraf de volgende informatie meedelen:

  • wie onderworpen zal worden aan de controle;
  • in welke mate er gecontroleerd zal worden;
  • de aard van misbruiken die aanleiding kunnen geven tot controle;
  • de duur van de controles;
  • de procedure die zal worden gevolgd na controle;
  • de doeleinden van de controle;
  • wettelijke rechtsgrond van het verwerken van gegevens;
  • welke gegevens verwerkt zullen worden;
  • of de gegevens buiten de EU verstuurd zullen worden;
  • wat de rechten zijn van de werknemer: o.a. het recht op inzage, het recht om een klacht in te dienen bij de politie, het recht om de verwerking van persoonsgegevens te beperken,…

 

Finaliteit van de geolokalisatie

De Gegevensbeschermingsautoriteit aanvaardt enkele doeleinden als gerechtvaardigd:

  • de veiligheid van de werknemer;
  • de bescherming van het dienstvoertuig;
  • de optimalisering van het beheer van de beroepsmatige verplaatsingen (verkopers, technici, taxichauffeurs);
  • de controle op de prestaties van de werknemer. In dat geval zou het enkel om een gerichte controle mogen gaan wanneer er aanwijzingen bestaan die misbruik vanwege de werknemer doen vermoeden. In dit opzicht is controle buiten de werkuren uitgesloten.

 

Proportionaliteit

De geolokalisatie gaat niet verder dan nodig. De inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer moet relevant zijn en tot een minimum beperkt worden.

Onderbroken geolokalisatie:

Permanente en systematische controle is principieel onevenredig. Bij het beheren van de beroepsverplaatsingen van de werknemers is het eventueel toegelaten om de hele werkdag controles uit te voeren, zonder dat de controle continu mag zijn.

Zoeken naar alternatieven:

De werkgever moet nagaan of hij het doel dat hij voor ogen heeft ook kan bereiken op een andere, minder intrusieve manier.

 

Transparantie

Indien de onderneming meer dan 50 werknemers telt en het systeem “belangrijke collectieve gevolgen” heeft voor de arbeidsvoorwaarden, moet het advies van de overlegorganen ingewonnen worden.

 

Documentatie

De regels en modaliteiten moeten opgenomen worden in een specifiek reglement (zoals een geo-policy) dat kan opgenomen bij het arbeidsreglement of de carpolicy. De werkgever moet de verwerking opnemen in het dataregister.

 

Hoe kan KMO Team HR Focus helpen?

Kmo Team HR Focus stelt je een reglement inzake geolokalisatie ter beschikking om de nagestreefde doelstelling(en) binnen je onderneming duidelijk en uitdrukkelijk vast te stellen. Je kan dit reglement als bijlage bij het arbeidsreglement of de carpolicy gebruiken. Indien je reeds over een dergelijk reglement beschikt, kan dossierbeheerder nakijken of het in overeenstemming is met de wettelijke bepalingen.