In hoeverre zijn restaurantkosten nu eigenlijk aftrekbaar?

In hoeverre zijn restaurantkosten nu eigenlijk aftrekbaar?

In regel zijn restaurantkosten slechts gedeeltelijk aftrekbaar.  Wanneer je het beroepskarakter van de uitgaven kan aantonen, kan je 69% hiervan recupereren als aftrekbare kost.

Wat zijn juist restaurantkosten?

Restaurantkosten zijn de kosten voor maaltijden die worden opgediend op restaurant, inclusief de dranken. Onder ‘restaurant’ wordt elke inrichting begrepen waar maaltijden worden bereid en verkocht om ter plaatse te worden geconsumeerd.
Niet enkel een ‘restaurant’ in enge zin komt dus in aanmerking, maar bv. ook een taverne, café of een broodjeszaak.
Je zal immers niet altijd uitgebreid gaan tafelen met je klant of leverancier vandaar dat ook kleinere uitgaven een beroepskarakter kunnen hebben.

Het beroepsmatig karakter is belangrijk.

Het aantonen van het beroepsmatige karakter is cruciaal wanneer je de kosten wil aftrekken.
Het is vanzelfsprekend dat een etentje met je partner niet als beroepsmatig beschouwd kan worden. Zelfs als je met familie gaat eten zal dit meestal niet aanvaard worden door de fiscus, ondanks het feit dat je mogelijk zaken doet met familieleden.

Over het algemeen zal de fiscus elke uitgave beoordelen als een feitenkwestie. Ga je uit eten in het weekend of zijn er partners aanwezig dan zal de fiscus hier al weigerachtig tegenover staan, maar dat wil nog niet zeggen dat deze kosten per definitie zijn uitgesloten. Het is aan jou om aan te tonen dat het beroepsmatig karakter aanwezig is.
Met wie en wanneer je gaat eten is dus al belangrijk. De prijs in principe niet of toch?
De prijs van het etentje bepaalt niet of het etentje een beroepskarakter heeft, dan kan of mag niet beoordeeld worden. Maar de fiscus kan wel aanvoeren dat de restaurantkost niet aftrekbaar is omdat zij op onredelijke wijze de beroepsbehoefte overtreft. Als je uitgebreid gaat tafelen met een zakenrelatie maar deze creëert amper omzet voor jou, gaat de controleur waarschijnlijk niet willen meegaan in dat verhaal.
Opnieuw kan je dit weerleggen als je kan aantonen dat deze contacten in het kader zijn voor een toekomstige samenwerking waar meer omzet uit gepuurd kan worden.

Tip: Omdat de fiscus pas geruime tijd na je restaurantbezoek langs kan komen voor een controle, is het mogelijk dat je niet meer weet met wie of waarom je juist die kosten hebt gemaakt.  Schrijf daarom op de achterkant van het bonnetje of de factuur telkens de naam van je relatie en de reden van het restaurantbezoek. Zo moet je nadien niet gaan graven in je geheugen.

Zijn er kosten die wel volledig aftrekbaar zijn?

Op de beperking tot 69% bestaan er vijf uitzonderingen. De volgende restaurantkosten zijn voor de volle 100 % aftrekbaar.

1. Het bedrijfsrestaurant

De kosten voor het bedrijfsrestaurant zijn volledig aftrekbaar. Het kan gaan om een eigen bedrijfsrestaurant, of om een externe onderneming die de maaltijden verzorgt.
Voorwaarde is dat het personeelslid zelf minstens 1,09 EUR per maaltijd bijdraagt. Als het personeelslid minder of niets bijdraagt, wordt het verschil als niet aftrekbare kost beschouwd
Voorbeeld: Stel dat de werknemer 50 cent per maaltijd moet betalen, dan wordt 59 cent (1,09 – 0,50) per maaltijd als kost verworpen.

2. Voordeel van alle aard

Als de restaurantkosten bij de bedrijfsleider of het personeelslid als voordeel van alle aard worden aangegeven en belast, mogen ze volledig worden afgetrokken.

3. Personeelsfeest

Restaurantkosten die gemaakt worden voor een personeelsfeest dat voor het ganse personeel wordt georganiseerd, zijn ook volledig aftrekbaar.
Behoudens pensionering mag het maar eenmaal per jaar georganiseerd worden.
Het feest moet bovendien voor alle personeelsleden bestemd zijn. Een etentje dat enkel bestemd is voor een bepaald deel van het personeel, valt onder de gewone aftrekbeperking.

4. Kosten die worden doorgerekend

Restaurantkosten die je via een factuur voor hetzelfde bedrag doorrekent aan jouw klant, zijn volledig aftrekbaar. In dat geval moet de aard van de dienst, de naam van het restaurant en de datum van het etentje duidelijk op de factuur worden vermeld.

5. Vertegenwoordigers in de voedingssector

Restaurantkosten van vertegenwoordigers die met hun zakenrelaties gaan eten zijn wel volledig aftrekbaar. Deze uitzondering moet evenwel strikt worden geïnterpreteerd. Dit wil zeggen dat ze slechts geldt enkel voor wie producten voor menselijke consumptie verkoopt. Vertegenwoordigers in eetservies, keuken(machine)s, rookwaren, dierenvoedsel en dergelijke vallen niet onder deze uitzondering. Voor hen is de aftrekbaarheid ook beperkt tot 69 %.

En wat met de BTW?

In de meeste gevallen zal deze niet aftrekbaar zijn, maar er zijn toch enkele uitzonderingen die kunnen voorkomen.

Opdrachten buiten de onderneming

Moet je personeel een opdracht uitvoeren buiten de onderneming welke aanleiding geven voor een restaurantbezoek? Dan is de btw in dit geval volledig aftrekbaar. Er dient door de restauranthouder wel een conforme factuur opgesteld te worden, een btw-bonnetje is niet voldoende!
Let wel, dit geldt enkel voor je personeel. Niet voor jezelf als bedrijfsleider of zelfstandige.

Personeelsfeest

Organiseer je een jaarlijks feest voor al je personeelsleden, dan kon je hierboven lezen dat deze kosten alvast 100% aftrekbaar zijn. Eender in welke vorm je dit doet (traiteur, restaurant of eigen organisatie). De btw-administratie stelt dit wat scherper en laat enkel de aftrek toe als je voor het feest de bijbehorende spijzen en dranken zelf aankoopt en, eventueel d.m.v. het personeel, zelf voor de bediening instaat.

Kosten die worden doorgerekend

Eveneens is de btw aftrekbaar indien je de restaurantkosten 1 op 1 doorrekent aan je klant.
Je dient hier dan wel een conforme factuur voor te ontvangen.

Zit je met vragen rond de aftrekbaarheid van bepaalde kosten, leg ze zeker even voor aan je dossierbeheerder.