Start vandaag nog met het professionaliseren van je email!

Start vandaag nog met het professionaliseren van je email!

Heb je het ook al gemerkt? Je krijgt vandaag de dag veel spam in je mailbox, jouw mails komen in de spambox van je klant terecht of erger nog, komen zelfs helemaal niet meer toe.

De afgelopen twee maanden zijn de controles op mails veel strikter geworden, waardoor er frequenter mails ‘verdwijnen’ of als spam worden gelabeld.

 

Misschien mail je ook nog steeds vanop een @telenet.be, @hotmail, @gmail adres? In de toekomst kunnen ook deze mails niet toekomen of het label spam krijgen.

Spammails hebben een slechte naam, ze vormen in de ogen van de klanten -terecht- een potentieel risico op het binnenhalen van malware, virussen of de gevreesde Cryptolocker die bestanden vergrendelt, met alle vervelende gevolgen van dien.

 

Door een simpele professionalisering van je emailadres en wat kleine controles kan je er voor zorgen dat het mailverkeer tussen jou en je klanten veilig kan verlopen.

 

Hoe pak je dit dan best aan?

 

  1. Check even of de domeinnaam die je wenst nog beschikbaar is. Dan kan je doen op een site als dns.be
  2. Schaf jezelf een domeinnaam aan.
  3. Neem een account bij Office 365 en schaf voor elke mailbox die je wil gebruiken een Exchange Online account aan

De voordelen van Office 365 Exchange Online zijn enorm

  • Je mailt vanuit een professionele omgeving gekoppeld aan jouw domeinnaam
  • Jouw mail, agenda en contacten zijn beschikbaar op elk toestel en zullen ook 1 op 1 met de verschillende toestellen synchroniseren.
  • Je kan jouw mail extra beschermen door gebruik te maken van de Advanced Threat Protection optie waardoor elke bijlage die je aankrijgt gecontroleerd zal worden op een Cryptolocker virus.
  • Jouw mails zullen automatisch bij jouw klanten als “veiliger” worden beschouwd omdat ze verstuurd worden via Exchange. De kans om in de spam terecht te komen zal zo sterk verkleinen

Als je met een eigen domeinnaam mailt, zijn er nog enkele zaken waar je op moet letten:

  • Kijk na of je DNS records goed geconfigureerd staan of laat je IT partner hier even naar kijken. Dit zorgt er voor dat je mails zeker toekomen bij je klanten.
  • Providers als Microsoft zijn veel strikter geworden in de evaluatie van de veiligheid van mailadressen. Een van de controles die zij doen is nagaan of je een zogenaamd ‘SPF Record’ hebt. Indien je die niet hebt of hij is slecht geconfigureerd dan bestaat de kans opnieuw dat klanten je mails niet aankrijgen. Je kan dit zeer eenvoudig zelf controleren via deze link. Vul daar je huidige domeinnaam in en je weet onmiddellijk of de SPF record correct staat.

 

Mocht je met vragen zitten over deze topic of je kan bijstand gebruiken, neem dan even contact op met KMO Team IT Services. Zij kunnen je hier zeker verder begeleiden.