Wens je een student aan te werven tijdens de vakantie? De regels toegelicht.

Wens je een student aan te werven tijdens de vakantie? De regels toegelicht.

De vakantie staat weer voor de deur. Je bent misschien van plan om tijdens die periode een student in dienst te nemen, dus brengen we even de regels in herinnering.

Verlaagde sociale zekerheidsbijdragen

Om voor de vrijstelling van gewone sociale zekerheidsbijdragen in aanmerking te komen en alleen te worden onderworpen aan een solidariteitsbijdrage, moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

  • De student moet tewerkgesteld wordt met een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor de tewerkstelling van studenten;
  • De student mag gedurende maximum 475 uren ‘een contingent’ presteren (bij u of een andere werkgever) over het kalenderjaar. Let er op dat:
    • Elk aangevangen uur meetelt als een volledig uur, ongeacht het aantal gewerkte uren;
    • De Dimona-aangifte uiterlijk op de dag van aanvang van de prestaties moet gebeuren;
    • Bij een laattijdige Dimona-aangifte, de RSZ de werkgever sanctioneert en alle uren aan de gewone sociale zekerheidsbijdragen onderwerpt.
  • De student moet worden tewerkgesteld buiten de verplichte aanwezigheidsuren in een onderwijsinstelling.

Zodra één van deze voorwaarden niet vervuld is, moeten op het loon van de student de gewone sociale zekerheidsbijdragen betaald worden.

Een tewerkstelling van meer dan 475 uren is echter toegestaan indien ze correct aangegeven wordt in de Dmfa: voor de periode die het contingent van 475 uren overschrijdt, moet je de studentenarbeid aangeven als onderworpen aan de gewone bijdragen.

Hoe controleer je het aantal reeds gepresteerde uren?

De werkgever moet een specifieke Dimona voor de student indienen. Deze mag niet louter de datum van indienst en uitdienst van de student vermelden, maar moet ook het aantal uren dat hij per kwartaal zal presteren, opgeven.

Om te vermijden dat de arbeidsovereenkomst reeds gesloten is op het ogenblik dat je vaststelt dat het contingent overschreden is, kan je de student vragen om een attest voor te leggen dat het saldo van zijn contingent opgeeft, of zijn toegangscode indien hij daarmee akkoord gaat. Deze code heeft een beperkte geldigheidsduur.

Reserveer bovendien de uren zo snel mogelijk door de Dimona-aangifte direct na het sluiten van de overeenkomst te doen (en ten laatste op de dag van aanvang van de prestaties). Zo kan je vermijden dat een andere werkgever het contingent gebruikt nog voor de uitvoering van jouw overeenkomst aanvangt.

Fiscaal ten laste van de ouders te blijven

Om fiscaal ten laste van zijn ouders te blijven, moet de student 3 voorwaarden vervullen:

  • hij moet deel uitmaken van het gezin van zijn ouders op 1 januari van het aanslagjaar (2019);
  • zijn bezoldigingen mogen geen beroepskosten in hoofde van zijn ouders vormen;
  • zijn netto-inkomsten mogen een bepaald bedrag niet overschrijden.

Bedrijfsvoorheffing en eindbelasting

Heeft de studentenarbeid tot gevolg dat de student belastingen/bedrijfsvoorheffing moet betalen en zo ja, in welke mate? In principe moet er op elk uitbetaald of toegekend loon bedrijfsvoorheffing afgehouden worden.

In afwijking op die regel is er geen bedrijfsvoorheffing verschuldigd op de lonen die betaald of toegekend worden aan studenten die met een schriftelijke overeenkomst voor de tewerkstelling van studenten in dienst genomen worden voor een duur van maximum 475 uren gespreid over een kalenderjaar. Concreet moet er geen bedrijfsvoorheffing afgehouden worden wanneer er geen gewone sociale zekerheidsbijdragen doorgestort moet worden.

Indien de inkomsten van de student het vrijgestelde gedeelte overschrijden, dan zal hij zelf personenbelasting moeten betalen op basis van de gewone fiscale barema’s.

In elk geval moet de student een belastingaangifte invullen.

Betaling enkel via overschrijving

Je mag de student niet meer in cash uitbetalen. Het is in principe enkel toegelaten om de werknemer giraal uit te betalen. Vraag daarom dus voortaan ook een rekeningnummer aan je jobstudent.

Ben je op zoek naar een model van studentenovereenkomst?

Dan bent je bij ons aan het juiste adres! Contacteer je dossierbeheerder of KMO Team HR Focus.